Как электронные письма убивают рабочее время топ-менеджеров: исследование!
В начале прошлого века появилась новая «бизнес-наука» - научная организация труда (НОТ), одним из важнейших направлений которой стала технология тайм-менеджмента, описывающая способы достижения оптимального распределения рабочего времени на выполнение различных операций. О НОТ уже как-то позабыли, а тайм-менеджмент до сих пор остается актуальным особенно для руководителей компаний, у которых буквально отбирают дорогостоящие минуты и часы всевозможные «текущие вопросы». Причем некоторые из появились и «набрали силу» вследствие развития информационных технологий и, особенно, онлайн-коммуникаций.
Секретари и помощники топ-менеджера, стоящие на страже его рабочего времени, зачастую не могут отфильтровать электронное письмо, если в копии указан шеф, и шеф попадает в «почтовую трясину». Для того чтобы разобраться, как можно справиться с этой напастью, журналисты Harvard Business Review (ежемесячный научно-популярный журнал, издаваемый Гарвардской школой бизнеса для освещения различных вопросов управления) инициировали проведение исследования, целью которого было определение затрат времени руководителей на чтение электронных писем. Для проведения этого исследования журналисты договорились с руководителями 27-ми крупными компаниями (их капитал в сумме составил $13,1 млрд) о том, что их помощники будут вести в течение 3-х месяцев (по 24 часа в сутки!) хронометраж деятельности своих шефов, записывая каждую четверть часа вид работы, которой занимается руководитель.
За время исследования каждый помощник зафиксировал все, чем занимался его шеф в течение 60-ти тысяч часов. Анализ содержания почти 6,5 млн записей (60 000 х 4 х 27 = 6 480 000) показал, что на одно электронное письмо уходит в среднем 6 с, после чего руководителю-читателю необходимо (опять же, в среднем) около 25 мин, чтобы он смог выйти на «дочитательский» уровень производительности в решении бизнес-вопросов. То есть шестисекундное отвлечение на e-mail - это «вершина айсберга» потери рабочего времени, поскольку эта потеря реально в 250 раз больше!
Поэтому журналисты-исследователи из «Гарвардского бизнес-обзора» (с 2004 года журнал выходит на русском языке) советуют топ-менеджерам установить строгие нормы по «допуску» к ним электронной почты, действительно важной для топ-менеджера. А не прошедшие «тонкую фильтровку» письма помощники должны будут направлять сотрудникам фирмы, которые, как показывает опыт, обычно получают их для исполнения от руководителя (так зачем его отвлекать).
Комментарии
Отправить комментарий